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あなたの会社では、支払通知書は使用しているでしょうか。請求書等のお金のやりとりを円滑にできるため、多くの企業が支払通知書を導入しています。
本記事では、支払通知書の役割・必要項目・書き方等を解説します。
注意すべき点が多いため、大変かもしれませんが、効率化のコツもあわせてご紹介するので是非参考にしてください。
支払い側の経理が発行する「支払通知書」とは
支払通知書とは、サービスや物品の取引後に、支払いを行う企業等から支払われる相手に支払いの内容を通達するための文書のことをいいます。お金を払う側とお金を受け取る側で最終的な金額についての齟齬をなくすための書類と考えましょう。
支払い内容を取引先に通知する書類
では実際に支払通知書にはどんなことを書けばよいのでしょうか？
具体的には、以下のことを記載します。
- 取引実施の日付
- 案件名
- 金額
支払通知書には、なるべく細かくその取引の詳細を示すことが重要です。
ここで記載する情報が事実とあっているかどうかを双方が確認することで、出入金時のトラブルを防げます。
支払通知書の授受は取引上必須なものではないですが、あるに越したことはないので、なるべく作成するようにしましょう。
発行のタイミングは納品書受領の後
支払通知書の内容は取引の詳細を記す必要があるため、納品書の情報をもとに作成することが多いです。なので、サービスを受領し、取引先から納品書を受け取った後に支払通知書を発行しましょう。
納品書を受け取る前に発行してしまうと、取引先としても気持ちがよくないですし、長期的な取引の場合等どの時点の請求なのかわからなくなってしまいます。
支払通知書は必ず相手からの納品書を受領した後で発行するよう、注意しましょう。
支払通知書と請求書の違いは主に「発行するのは誰か」
支払通知書と請求書、両者に記載される内容はよく似ています。
しかし、発行するのがどちらなのかによって全く意味合いの違う書類になるので注意が必要です。
- 請求書：サービスを提供する側（支払われる側）が、提供したサービスの詳細と金額を明示し、支払いを求める書類
- 支払通知書：サービスを提供された側（支払う側）が受けたサービスの詳細と金額を確かめたうえで支払意思を示す書類
請求書はサービスを提供している側（店舗等）、支払通知書は提供された側（利用者等）それぞれが発行する、と覚えましょう。
支払明細書や配当金支払通知書は似た役割を持つが、違いもある
支払通知書と似たもので、支払明細書や配当金支払通知書等があります。役割が似ているものの、その対象者や目的には違いがあるので理解したうえで使い分けられるようになりましょう。
支払明細書は支払い額が確定されたあとにその明細が記された書類のことを言います。給料明細やクレジットカードの明細等も含まれます。
支払通知書との最大の違いは相手先が異なる点です。支払通知書は企業同士の取引に使われますが、支払明細書はB to Cの取引や企業から自社の従業員に対しても使われます。
配当金支払通知書は、企業の株主へ所有している株式の配当を行う際に発行される書類です。
どちらも発行する相手や、発行する目的が異なるので覚えておきましょう。
支払通知書を取引に用いるメリット
取引の金額を事前に確認できるため経理業務が円滑に進む
支払通知書の発行による一番大きなメリットは支払後のトラブルを防げる点です。
万が一、間違った金額で支払が完了した場合には修正の処理のため余計なコストが発生してしまいます。取引先にも迷惑をかけることに繋がります。
支払通知書を確認した後に相手先が請求書を発行すれば、請求書のやり取りでのミスを防ぐことになります。
余計な仕事を増やしたり、信頼を損ねたりしないためにも支払通知書の送付のひと手間がとても重要です。
やや大変な作業ではありますが、取引先との信頼維持のためにも、経理部門の効率化のためにも支払通知書は必須といえるでしょう。
双方の合意があれば請求書の代わりになる
支払通知書には、支払日や支払金額、単価、実際の取引内容、消費税、源泉徴収額等の請求書と同じような項目が記されています。そういったことから、支払通知書と請求書は同等の法的効力を持つ書類と指定されています。
支払通知書があれば、発注側と受注側でお互いの合意が必要にはなりますが、請求業務を省略した形で取引を終えることも可能です。請求業務も特に月末等の請求が多い時期には、非常に工数を取ってしまう作業だと思うので、請求業務を省略できる点は大きなメリットになります。特に毎月同額の支払いが発生するような取引ではこのような請求業務が省略された形がよく取られています。
支払通知書の作成に必要な項目と書き方
支払通知書は記載しなくてはいけない項目が多く、覚えるのが大変ですが、一人前の社会人として、ひとつずつ確認してしっかり使いこなせるようになりたいですね。
一般的に支払通知書に記載するべき項目とその書き方
- タイトル：「支払通知書」とタイトル部分に書きます。
- 書類の発行年月日：発行日を年月日を省略しない形で右横に書きます。
- 発行側（支払う側）の企業名・部署名・連絡先：企業名や氏名に加えて、金額の認識が違った場合に連絡が取れるように連絡先は忘れずに明記しましょう。
- 宛名（請求側の企業名・部署名・連絡先）：取引先の企業名や氏名等を記載しましょう。「御中」と「様」は同時に使えないため注意が必要です。
- 支払通知金額：こちらは総合計の金額になります。取引先の確認を踏まえて間違いがなければ、こちらの金額を支払うことになります。
- 取引年月日：商品を納品した日やサービスを提供した期間の正確な日付が記載されます。
- 取引内容：提供した商品名やサービス名が記載されます。
- 単価：単価には消費税は含まれません。
- 数量：納品した個数を記載します。
- 消費税：小計に対する消費税を記載します。軽減税率がある場合は欄を別にして記載します。
- 備考欄：取引における注意点がある場合はこちらに記載します。
- 小計：税抜の合計金額を記載します。
- 総合計：小計に消費税を加えたものを総合計とします。
インボイス制度対応の支払通知書に記載する項目
インボイス制度の対応前と対応後では支払通知書の記載方法が異なります。発行者名の下に登録番号を記載することが必須です。併せて、軽減税率の適用の場合と通常の場合でわけて記載します。
後ほど紹介する電子化を用いれば覚えることは最低限でも問題ありませんが、今まで通りの紙媒体で手続きする際には制度が変わるたびにきちんと調べて理解することが必要があります。
忙しい中大変かと思いますが、インボイス制度による対応の変化は重要なのでおさえておきましょう。
支払通知書の原本には保存期間の義務がある
支払通知書には発行する側と受け取る側ともに一定期間の保存義務があるので注意しましょう。
また、法人の場合と個人事業主の場合での対応に違いもあるのでどのような決まりがあるのかそれぞれ確認していきます。
支払通知書は「証憑書類」のため原本の保存が必要
支払通知書は証憑書類のひとつです。証憑書類とは取引が口約束ではないことを証明する書類のことです。見積書や納品書、請求書等も証憑書類にあたります。
また、証憑書類には法人税法等の各税法や会社法によって、証憑書類を一定期間保存することが義務付けられています。保存期間が守られなかった場合や虚偽の記帳があった場合は、100万円以下の過料が発生することもありますので注意しましょう。
法人の保存期間は10年後の法人税申告期限日までが無難
証憑書類の保存期間は法人の場合と個人事業主の場合で異なります。
法人税法によって、10年間の保存義務があります。保存期間の起算日は書類発行日もしくは受領日から数えて、10年後の法人税申告期限日までが無難です。
書類の保存は量が増えてくると大変ですが、無くさないようにわかりやすい状態で保存するようにしましょう。同じ証憑書類である、見積書や発注書、契約書等も同様に保管しておくとよいでしょう。
個人事業主の保存期間は消費税の支払い義務の有無で異なる
個人事業主の証憑の保存期間は証憑の種類によって異なります。
帳簿書類や決算書類、現金預金の取引に関する証憑は法人同様に7年間の保存期間となります。また、支払通知書はその他の証憑の部類に含まれるので青色申告、白色申告ともに保存期間は5年間です。
請求書や発注書、納品書等もその他の証憑書類に当たるので5年間の保存義務となります。保存期間の起算日は書類発行日もしくは受領日から数えて、5年後の確定申告期限日までです。
支払通知書の保存方法
支払通知書は基本的には社内の鍵の付いた棚に保管するようにしましょう。取引後に過去の支払通知書を確認したり、次の取引の参考にするための見直しをする可能性もあります。すぐに検索できるようにしておかなくてはいけません。
ただし、7年間保存するとなると膨大な書類の量になります。検索できるように社内で保管することは現実的でしょうか？また、書類をなくしてしまうリスクはどうでしょうか。書類を管理するための余計な人件費や工数もかかってしまうでしょう。
このような不安やリスクも、電子化することで簡単に解消できます。
支払通知書の受け渡しの効率化には電子化が有効
支払通知書の電子化は安全に書類を保存できるだけではなく、多くのメリットがあります。
特に業務の効率化を検討されている方は、是非、支払通知書の電子化を検討しましょう。メリットと必要な準備について確認していきます。
支払通知書の電子化に取り組むメリット
コロナ禍でのリモートワーク化により、多くの企業に導入されて注目を集めている支払通知書の電子化ですが、具体的にどのようなメリットがあって使われているのでしょうか。
4つの分類にわけてみていきましょう。
郵送での受け渡しよりも作業を省力化できる
郵送の手続きは、意外と大変です。封筒に文字を書くだけでもビジネスマナーが存在し、手書きだとミスをしてしまうこともあります。忙しい中で、郵便局やポストに投函に出かけるのも手間です。
支払通知書を電子化すれば、そのような手間を大幅に短縮できます。できるだけ手作業をなくすことで人為的なミスが減り、安定した業務体制に繋がります。
ペーパーレス化によるコストカットの効果がある
支払通知書の電子化はコストカットに直結します。
例えば、ペーパーレス化によって、今までかかっていた用紙代やインク代、郵便切手等の目に見える経済コストが削減できます。
加えて、管理が容易になることで書類の管理に割いていた人件費削減や経理担当者が郵送や書類準備に使う時間が減るため、目に見えない部分でも経済コスト削減が期待できます。
保管場所や保管するための作業を軽減できる
前述で示したように、支払通知書には一定期間保管しなくてはいけない義務があります。
膨大な量の書類をオフィス内で管理するのは困難です。書類管理のためのレンタルスペースを借りるとコストもかかりますし、大事な書類を預けるのは不安ですよね。
支払通知書の電子化をおこなうとすべての書類をクラウド上で確認できるので、書類をなくす心配がありません。
受け渡しにかかる時間を短縮できる
書類の受け渡しに郵送を挟まないため、受け渡しにかかる時間を短縮できます。
皆さんは、取引先からいつ書類が届くのか問い合わせが来た経験はありますでしょうか。
このような問い合わせに対応して、やらなくてはいけない業務が後回しになってしまうことも少なくありません。無駄な業務は電子化して、業務の効率化を図りましょう。
電子化するためには電子帳簿保存法への対応が必要
電子帳簿保存法とは、法人税法や所得税法等の国税関係の帳簿や書類をデータで保存することを認める法律です。
電子化するために電子帳簿保存法に対応する準備が必要になるので確認しましょう。
支払通知書発行側に必要な準備
支払通知書の発行側には以下の4つの準備が必要になります。
- システム概要に関する書類の備え付け
- 見読可能装置の備え付け
- 検索機能の確保
- データの真実性を担保する措置
①と②については税務職員が確認する際に必要です。
③は「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるようにしなくてはいけません。わかりやすいフォルダー名にする等工夫しましょう。
④の対応で一番多く取られている方法は事務処理規定を設けることです。不当な訂正消去の防止に関する事務処理規定を整備または運用することでデータの真実性を担保していると認められます。
支払通知書受領側に必要な準備
電子化が求められるのは、発行側だけではありません。
支払通知書をデータで受け取った側でも同様にデータでの保存が必要です。
2022年におこなわれた電子帳簿保存法の改正により、データの保存は義務付けされています。
また、2024年1月に再度電子帳簿保存法が改正される予定で、紙での保存が認められなくなります。従来であれば送られたデータは印刷して、紙での保存も認められていました。取引先に1社でもデータでの取引をおこなう会社があれば、期日までに必ずシステム導入を済ませましょう。
【まとめ】支払通知書の書き方を覚えて経理業務を円滑にしよう
本記事では、支払通知書の役割や書き方について解説しました。記載しなくてはいけない項目も多く、覚えるのは大変ですよね。ご紹介したように、電子化を進めることで大幅に業務効率を上げられるのでご安心ください。
支払通知書には保存義務があるため、書類紛失のリスクや支払通知書の郵送による手間やコストを考えると、導入しない手はないでしょう。
この機会に支払通知書の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。
